e-Tax Invoice by Time Stamp คืออะไร สมัครยังไง และเชื่อมกับระบบที่ใช้อยู่ได้ไหม

ในโพสต์ก่อนหน้าเรื่องหลักเกณฑ์ e-Tax Invoice เราเทียบสองระบบของสรรพากรไว้แล้ว โพสต์นี้ลงรายละเอียดฝั่ง e-Tax Invoice by Time Stamp (ชื่อเดิม by Email) ซึ่งเป็นทางที่เราใช้ออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้าเอง และเชื่อมเข้ากับระบบบัญชีที่เราทำขึ้นใช้เอง

ทุกขั้นตอนอ้างอิงจากประกาศกรมสรรพากรเรื่อง Time Stamp (ลงวันที่ 12 พฤษภาคม 2566 มีผลตั้งแต่ 1 มิถุนายน 2566) และคู่มือผู้ประกอบการของสรรพากร ฉบับปรับปรุงกุมภาพันธ์ 2568 เรื่องที่มีผลกับภาษีของกิจการ ลองเช็กกับนักบัญชีหรือสรรพากร (โทร. 1161) อีกรอบ

Time Stamp ทำงานผ่านอีเมล ETDA แค่ประทับเวลาให้#

ระบบนี้ไม่มีโปรแกรมกลางให้กรอกข้อมูล และไม่มี API ให้ระบบไหนต่อ ทุกอย่างวิ่งผ่านอีเมลธรรมดา

sequenceDiagram
  participant S as ผู้ขาย (เรา)
  participant B as ผู้ซื้อ
  participant T as ETDA ([email protected])
  participant R as กรมสรรพากร
  S->>B: อีเมลแนบใบกำกับภาษี PDF/A-3 (To)
  S->>T: อีเมลฉบับเดียวกัน (CC)
  T->>T: ประทับรับรองเวลาลงในไฟล์
  T->>S: ส่งไฟล์ที่ประทับแล้ว
  T->>B: ส่งไฟล์ที่ประทับแล้ว
  T->>R: ส่งข้อมูลให้สรรพากร

เราทำไฟล์และส่งอีเมลเอง ETDA ทำแค่ประทับเวลาแล้วส่งต่อ

ประกาศข้อ 5 บอกว่าเมื่อเราส่งอีเมลถึงผู้ซื้อและระบบ Time Stamp ในคราวเดียวกัน ให้ถือว่าออกและส่งมอบใบกำกับภาษีแล้ว และไฟล์ที่ได้กลับมาหลังประทับเวลาคือใบกำกับภาษีตัวจริง การประทับรับรองเวลาทำให้รู้ว่าไฟล์มีอยู่ ณ เวลานั้น ถ้ามีใครแก้ไฟล์ทีหลังจะตรวจเจอ

ใครใช้ได้บ้าง

• ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ทั้งบุคคลธรรมดา บริษัท และห้างหุ้นส่วน ระบบนี้ออกใบรับอย่างเดียวสำหรับกิจการที่ไม่ได้จด VAT ไม่ได้
• ทำได้สามแบบ คือใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ ตามประกาศข้อ 8
• ต้องไม่ได้อยู่ในระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt อยู่แล้ว เลือกได้ระบบเดียว
• สรรพากรบอกว่าระบบนี้ออกแบบมาสำหรับกิจการรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี แต่ตัวเลขนี้อยู่ใน "ข้อแนะนำ" ไม่ได้อยู่ในคุณสมบัติที่บังคับ รายละเอียดอยู่ในโพสต์หลักเกณฑ์

สมัคร Time Stamp ทีละขั้น#

ขั้นตอนตามคู่มือของสรรพากร ทำออนไลน์เกือบทั้งหมด ยกเว้นจดหมายแจ้งผลที่ส่งทางไปรษณีย์

1. ยื่นแบบ ก.อ.01 เข้าหน้าบริการ Time Stamp บนเว็บสรรพากร กรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษี อ่านข้อตกลง แล้วตรวจข้อมูลกิจการในแบบคำขอให้ถูกต้อง โดยเฉพาะที่อยู่ เพราะจดหมายแจ้งผลจะส่งไปที่อยู่นี้
2. ยืนยันอีเมลภายใน 7 วันทำการ ระบบจะส่งลิงก์ยืนยันไปที่อีเมลในคำขอ ถ้าไม่กดภายในกำหนด คำขอจะถูกลบ
3. อัปโหลดเอกสาร พิมพ์แบบ ก.อ.01 ให้ผู้มีอำนาจลงนาม แล้วสแกนพร้อมหนังสือรับรองบริษัทที่ออกไม่เกิน 6 เดือน และสำเนาบัตรประชาชนของผู้ลงนาม
4. รอจดหมายแจ้งผล สรรพากรพื้นที่จะส่งจดหมายถึงกรรมการผู้จัดการหรือผู้มีอำนาจลงนาม ถ้าอนุมัติ ในจดหมายจะมีรหัสยืนยัน (Activate Code)
5. ตั้งรหัสผ่าน กรอกรหัสยืนยันกับเลขผู้เสียภาษี แล้วตั้งรหัสผ่าน ชื่อผู้ใช้จะเป็น CM ตามด้วยเลขผู้เสียภาษี 13 หลัก
6. จดแจ้งอีเมลที่จะใช้ส่งใบกำกับภาษี ล็อกอินแล้วเพิ่มอีเมล พร้อมรหัสสาขา 5 หลัก (สำนักงานใหญ่ 00000) แล้วรออีเมลยืนยันจาก [email protected] ก่อนเริ่มใช้ คู่มือบอกว่าถ้าเกิน 2 วันยังไม่ได้รับ ให้ติดต่อเจ้าหน้าที่

ถ้าอีเมลที่จะใช้ส่งเป็นโดเมนของบริษัทเอง ก่อนจดแจ้งต้องส่งอีเมลเปล่าหนึ่งฉบับจากอีเมลนั้นไปที่ [email protected] เพื่อตรวจความปลอดภัยของโดเมน และรอผลตอบกลับว่าโดเมนน่าเชื่อถือ ส่วนอีเมลฟรีอย่าง Gmail หรือ Outlook ข้ามขั้นนี้ได้

อีเมลที่ใช้ส่งใบกำกับภาษี กับอีเมลที่ใช้ติดต่อกับสรรพากร เป็นคนละตัวกัน ถ้าจะเปลี่ยนอีเมลติดต่อ ขอรหัสผ่านใหม่ หรือยกเลิกการใช้ระบบ ให้ยื่นแบบ ก.อ.09

ส่งใบกำกับภาษีแต่ละใบ มีกติกาที่ต้องทำตามเป๊ะ ๆ#

ตามคู่มือบทที่ 5

• ไฟล์ต้องเป็น PDF/A-3 เท่านั้น ใบกำกับภาษี 1 ใบต่อ 1 ไฟล์ ขนาดไม่เกิน 3 MB และห้ามใส่รหัสผ่าน
• ส่งจากอีเมลที่จดแจ้งไว้เท่านั้น
• ช่อง ถึง ใส่อีเมลผู้ซื้อได้ อีเมลเดียว ช่อง สำเนาถึง ใส่ [email protected]
• อีเมล 1 ฉบับแนบได้ไฟล์เดียว
• เนื้อหาอีเมลไม่บังคับ แต่คู่มือเตือนว่าถ้าส่งจาก Gmail แล้วไม่มีเนื้อหา อีเมลอาจถูกบล็อก

หัวข้ออีเมลมีรูปแบบตายตัวตามประกาศข้อ 9 ใส่วงเล็บเหลี่ยมติดกันไม่เว้นวรรค และวันที่เป็นวัน เดือน ปี พ.ศ. ต่อกัน

ถ้าทุกอย่างถูกต้อง ทั้งเราและผู้ซื้อจะได้อีเมลตอบกลับพร้อมไฟล์ที่ประทับเวลาแล้ว จากอีเมลที่เราได้รับ หัวข้ออีเมลตอบกลับจะขึ้นต้นด้วย <ประทับรับรองทางเวลาเรียบร้อย> ตามด้วยหัวข้อเดิม ถ้า ETDA ประทับให้ไม่ได้ หัวข้อจะขึ้นต้นด้วย <ไม่สามารถประทับรับรองทางเวลา> พร้อมเหตุผล คู่มือให้แก้ตามเหตุผลนั้นแล้วส่งใหม่

ไฟล์ที่ประทับแล้วตรวจได้สองทาง อัปโหลดที่ validation.teda.th หรือเปิดด้วย Acrobat Reader แล้วดูที่แผงลายมือชื่อ

เก็บทั้งไฟล์และอีเมล#

คู่มือบอกให้เก็บทั้งไฟล์ที่ประทับเวลาแล้วและอีเมลที่ได้จากระบบ ประกาศข้อ 10 ยังกำหนดให้เก็บข้อมูลต้นทาง ปลายทาง และวันเวลาที่ส่งหรือรับไว้ด้วย ข้อนี้ใช้กับผู้ซื้อที่ได้รับใบกำกับภาษีด้วย ระยะเวลาเก็บตามประมวลรัษฎากร คืออย่างน้อย 5 ปี

โปรแกรมที่ใช้ออกใบกำกับภาษีต้องแก้ย้อนหลังแบบไม่มีร่องรอยไม่ได้#

ประกาศข้อ 3 เป็นข้อที่คนมองข้ามบ่อย โปรแกรมที่ใช้ออกใบกำกับภาษีต้องแก้รายการที่บันทึกแล้วโดยไม่มีร่องรอยไม่ได้ ห้ามลบทิ้ง ถ้าจะแก้ต้องบันทึกรายการปรับปรุงเพิ่ม ให้เห็นทั้งก่อนและหลังแก้ และต้องมีรายงานการแก้ไขให้ตรวจสอบได้ ถ้าใช้ Excel หรือ Word ทำใบกำกับภาษี ข้อนี้ทำได้ยาก

ทำเองได้สามแบบ ตามปริมาณใบกำกับภาษี#

ทำด้วยมือ ETDA มีโปรแกรมสร้างใบกำกับภาษี PDF/A-3 ให้ดาวน์โหลด ซึ่งคู่มือของสรรพากรก็แนะนำไว้ ใช้บน Windows และรุ่นล่าสุดคือ 1.1.0 ปี 2022 หน้า GitHub ของโปรแกรมเองเตือนว่าเป็นตัวอย่างแนวทาง ไฟล์ที่ได้อาจไม่ตรงกับข้อกำหนดปัจจุบันของสรรพากรทุกจุด ลองส่งใบแรกแล้วดูว่าได้ไฟล์ประทับเวลากลับมาไหม

ใช้โปรแกรมบัญชีที่รองรับ โปรแกรมบัญชีออนไลน์บางเจ้ามีปุ่มส่ง e-Tax แบบ Time Stamp ให้ ก่อนเลือกลองถามว่ารองรับใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ และการยกเลิกออกใหม่ไหม และดึงไฟล์ที่ประทับแล้วย้อนหลังออกมาได้ไหม

เชื่อมกับระบบของเราเอง เหมาะเมื่อข้อมูลขายอยู่ในระบบของเราอยู่แล้ว ไม่อยากกรอกซ้ำในโปรแกรมอื่น ส่วนถัดไปเล่าว่าตอนที่เราทำแบบนี้กับระบบบัญชีของเราเอง ต้องคิดเรื่องอะไรบ้าง

เราเชื่อม Time Stamp เข้ากับระบบบัญชีที่ทำขึ้นเอง#

ที่ภัทรชัย อาร์ทิซาน เราสมัคร Time Stamp ไว้ตั้งแต่ตอนใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ พอย้ายมาใช้ระบบบัญชีที่ทำขึ้นเอง ซึ่งออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เราก็ต่อ Time Stamp เข้าไปด้วย เริ่มทำเดือนกรกฎาคม 2569 และ ETDA ประทับเวลาใบแรกที่ส่งจากระบบให้เมื่อ 27 กรกฎาคม 2569

flowchart TD
  A[ออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี] --> B[กดส่ง e-Tax<br/>ตรวจผู้รับและหัวข้ออีเมล]
  B --> C[ระบบสร้าง PDF/A-3<br/>ฝังข้อมูล XML ตามมาตรฐาน ETDA]
  C --> D[ส่งจากอีเมลที่จดแจ้ง<br/>ถึงผู้ซื้อ + CC ETDA]
  D --> E{ETDA ตอบกลับ}
  E -->|ประทับเวลาแล้ว| F[เก็บไฟล์ที่ประทับแล้ว<br/>ล็อกเอกสารห้ามแก้]
  E -->|ประทับไม่ได้| G[แก้ตามเหตุผล<br/>แล้วส่งใหม่]
  G --> C

ฝั่งระบบของเรา ตั้งแต่กดส่งจนได้ไฟล์ที่ประทับแล้วกลับมา

ETDA ไม่ประทับเวลาให้ ถ้า PDF/A-3 ไม่ถูกต้อง#

ใบแรกที่ส่งจริง ETDA ตอบกลับว่า "PDF/A-3 ที่แนบมา มีคุณสมบัติไม่ตรงตามข้อกำหนด" ทั้งที่ก่อนส่ง เราอัปโหลดไฟล์เดียวกันที่ validation.teda.th แล้วผ่าน

ภายหลังเราพบว่าหน้าตรวจของ ETDA ตรวจแค่ข้อมูล XML ที่ฝังอยู่ในไฟล์ ไม่ได้ตรวจตัว PDF แต่ระบบประทับเวลาตรวจตัว PDF ด้วย ปัญหาที่เจอเป็นเรื่องภาษาไทย ไฟล์ต้องเป็น PDF/A-3 ระดับ U ที่อ่านตัวอักษรออกมาได้ถูกต้อง แต่วรรณยุกต์บางตัวในไฟล์ที่เราสร้างอ่านออกมาไม่ได้ พอแก้ตรงนี้และส่วนข้อมูลกำกับไฟล์อีกสองสามจุด ใบเดียวกันก็ได้ประทับเวลาในวันนั้นเอง

ถ้าจ้างทำระบบ ข้อนี้ควรถามทีมพัฒนาก่อนเลย ว่าจะตรวจ PDF/A-3 ยังไงนอกจากหน้าตรวจของ ETDA

ซ้อมส่งถึงตัวเองก่อนส่งให้ลูกค้าจริง#

ใบกำกับภาษีที่ส่งออกไปแล้วถือว่าออกแล้ว ส่งผิดก็ดึงคืนไม่ได้ ระบบของเราจึงมีโหมดซ้อมส่ง ซึ่งส่งอีเมลฉบับเดียวกันทุกอย่างเข้ากล่องอีเมลของเราเอง โดยไม่ CC ไปที่ ETDA เราได้เห็นหัวข้อ ไฟล์แนบ และขนาดไฟล์จริงก่อน โดยยังไม่มีใครได้รับ

ระบบห้ามส่งซ้ำเอง#

ถ้าส่งอีเมลไม่สำเร็จ ระบบจะไม่ลองส่งใหม่อัตโนมัติ เพราะถ้าอีเมลแรกออกไปแล้วจริง ลูกค้าจะได้ใบกำกับภาษีใบเดียวกันสองฉบับ ระบบแจ้งให้คนมาดูแทน

ส่วนใบที่ ETDA ประทับเวลาให้ไม่ได้ ระบบเปิดให้ส่งใหม่ในเลขที่และวันที่เดิมหลังแก้ไฟล์ ตามที่คู่มือบอกให้แก้แล้วส่งใหม่

ส่งจากอีเมลที่จดแจ้งไว้โดยตรง#

สรรพากรรับเฉพาะอีเมลจากที่อยู่ที่จดแจ้งไว้ เราจึงส่งผ่านเซิร์ฟเวอร์อีเมลของกล่องนั้นโดยตรง ไม่ใช้บริการส่งอีเมลจำนวนมากที่อาจเปลี่ยนผู้ส่งหรือทำให้ข้อมูลยืนยันโดเมนไม่ตรง ส่วนสำเนาเข้ากล่องเก็บเอกสารของเรา ใช้ BCC เพราะช่อง To และ CC มีผู้รับที่กติกากำหนดไว้แล้ว

ไฟล์ที่ประทับแล้วยังรับกลับเข้าระบบด้วยมือ#

ETDA ตอบกลับทางอีเมล ตอนนี้ทีมเราดาวน์โหลดไฟล์จากอีเมลแล้วอัปโหลดเข้าระบบ ระบบจะตรวจว่าไฟล์มีการประทับเวลาจริงและเลขที่ตรงกับเอกสาร แล้วบันทึกเวลาที่ประทับไว้ ขั้นต่อไปที่เราวางไว้คือให้ระบบอ่านอีเมลตอบกลับเอง

หลังส่งแล้ว ระบบล็อกใบเสร็จนั้นไม่ให้แก้หรือลบ ตามประกาศข้อ 3

ก่อนตัดสินใจทำระบบ ลองตอบคำถามเหล่านี้#

1. เดือนหนึ่งออกใบกำกับภาษีกี่ใบ ถ้าไม่กี่ใบ ทำด้วยมือหรือใช้โปรแกรมบัญชีก็พอ ถ้าเยอะและข้อมูลอยู่ในระบบของเราอยู่แล้ว การเชื่อมระบบจะคุ้มกว่า
2. อีเมลที่จะใช้ส่งคือกล่องไหน ใครดูแล ผ่านการตรวจโดเมนหรือยัง และระบบจะส่งจากกล่องนั้นได้โดยตรงไหม
3. โปรแกรมที่ใช้ออกใบกำกับภาษี แก้ย้อนหลังแบบไม่มีร่องรอยได้ไหม ถ้าได้ ต้องแก้ก่อน
4. ใครรับอีเมลตอบกลับจาก ETDA ใครดูใบที่ถูกปฏิเสธ และไฟล์ที่ประทับแล้วเก็บไว้ที่ไหน อย่างน้อย 5 ปี
5. ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ และการยกเลิกออกฉบับใหม่ ระบบรองรับไหม หรือจะทำด้วยมือไปก่อน
6. ทดสอบยังไงก่อนส่งให้ลูกค้าจริง ถามทีมพัฒนาว่ามีโหมดซ้อมส่ง และตรวจ PDF/A-3 ด้วยวิธีอื่นนอกจากหน้าตรวจของ ETDA ไหม

ถ้าเอกสารเยอะจนการส่งอีเมลทีละใบเริ่มเป็นภาระ หรืออยากออกใบรับด้วย ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt อาจเหมาะกว่า เราสรุปหลักเกณฑ์ไว้ในโพสต์เรื่อง e-Tax Invoice & e-Receipt และถ้าอยากเห็นตัวอย่างระบบที่ส่งผ่านผู้ให้บริการ ลองอ่านงานเชื่อม SAP Business One กับผู้ให้บริการ e-Taxได้ครับ