ระบบสั่งซื้อของตัวแทนจำหน่าย เชื่อม SAP ทั้งราคา สต๊อก เครดิต และใบสั่งขาย

บริษัทเจออะไรอยู่#

ลูกค้าของเราเป็นผู้จัดจำหน่ายวัสดุก่อสร้างที่ขายผ่านตัวแทนทั่วประเทศ ข้อมูลหลักของบริษัทอยู่ใน SAP ทั้งราคาประจำวัน สต๊อกในแต่ละคลัง วงเงินเครดิตของตัวแทนแต่ละราย และใบสั่งขาย

ทุกออเดอร์ต้องตอบให้ได้ก่อนว่า วันนี้ราคาเท่าไหร่ ของมีพอไหม และเครดิตของร้านยังพอหรือเปล่า แล้วฝ่ายขายยังต้องดูและยืนยันก่อนที่ออเดอร์จะไปเป็นใบสั่งขายใน SAP ถ้าไม่มีระบบ คำถามพวกนี้จะวนกลับมาที่ฝ่ายขายทุกวัน

เราทำระบบหลังบ้านและ API ให้แอปที่ตัวแทนใช้สั่งของ ส่วนตัวแอปเราทำร่วมกับทีมพาร์ทเนอร์ที่ดูแลโปรเจคนี้ด้วยกัน ระบบหลังบ้านเป็นตัวกลางที่คุยกับ SAP และระบบอื่น ๆ ทั้งหมด

ภาพรวมการทำงาน#

ตัวแทนสั่งผ่านแอป ฝ่ายขายดูแลในหลังบ้าน ระบบหลังบ้านอ่านข้อมูลจาก SAP และส่งออเดอร์เข้า SAP แล้วแจ้งทุกฝ่ายเมื่อสถานะเปลี่ยน

ระบบคุยกับ SAP สองทาง ทางแรกเป็นการอ่าน ระบบดึงราคาประจำวันตามรอบ ส่วนสต๊อกกับวงเงินเครดิตจะถามสดตอนใช้งาน ทางที่สองเป็นการเขียน ระบบส่งออเดอร์ที่ยืนยันแล้วให้ระบบกลางของลูกค้า ระบบกลางสร้างใบเสนอราคาและใบสั่งขาย (SO) ใน SAP แล้วเรียกกลับมาบอกผลเอง หลังบ้านไม่ต้องคอยถาม SAP ว่าเสร็จหรือยัง

สิ่งที่สร้าง#

ราคาของวันนี้ คิดให้ตั้งแต่ตอนหยิบใส่ตะกร้า#

ราคาตั้งต้นมาจาก SAP ทุกวัน แล้วระบบคิดราคาของแต่ละรายการในตะกร้าตามเงื่อนไขของร้านนั้น ได้แก่

• ราคาประจำวัน ปรับตามกลุ่มราคาของร้าน
• สัญญาสั่งล่วงหน้า: ร้านที่ทำสัญญาซื้อไว้เป็นโควตา ได้ราคาตามสัญญาจนกว่าโควตาจะหมด ตอนยืนยันออเดอร์ ระบบเช็คโควตาที่เหลือกับ SAP อีกครั้ง
• ราคาที่ฝ่ายขายปรับให้ เป็นรายการ ๆ
• เงื่อนไขเครดิตและค่าขนส่ง: เครดิตยาวขึ้น ราคาเพิ่มตามอัตราที่ตั้งไว้ ค่าขนส่งคิดตามน้ำหนักและพื้นที่ส่ง

ทุกครั้งที่ราคาเปลี่ยน ระบบเก็บรายละเอียดไว้ว่าราคานั้นมาจากเงื่อนไขไหน ฝ่ายขายเปิดดูย้อนหลังได้ว่าทำไมรายการนี้ได้ราคานี้

หน้าตะกร้าในหลังบ้าน: รายการสินค้า ราคาต่อหน่วย สต๊อก และเลขเอกสารจาก SAP (ข้อมูลตัวอย่าง)

เช็คสต๊อกกับ SAP ตอนสั่ง#

ตอนตัวแทนเพิ่มของหรือเปิดตะกร้า ระบบถามสต๊อกจาก SAP ให้ทุกรายการในตะกร้า แล้วติดป้ายให้แต่ละรายการ ว่าพร้อมส่ง มีของไม่พอ หรือสินค้าหมด

ถ้า SAP ตอบช้าหรือไม่ตอบ ระบบใช้คำตอบล่าสุดที่เคยได้ และถ้ายังไม่เคยเช็คเลย ระบบจะไม่ขึ้นว่ามีของ ตัวแทนจะไม่เห็นว่ามีของ ทั้งที่ยังไม่รู้ว่ามีจริงไหม

วงเงินเครดิตของแต่ละร้าน#

ระบบดึงวงเงินเครดิตของทุกร้านจาก SAP ตามรอบ และดึงใหม่เมื่อต้องใช้ หลังบ้านแสดงวงเงินคงเหลือเป็นสีให้เห็นง่าย ถ้าออเดอร์จะทำให้ร้านเกินวงเงิน ระบบไม่ให้ส่งต่อ โดยเผื่อส่วนเกินได้ตามเปอร์เซ็นต์หรือยอดเงินที่บริษัทตั้งไว้

วงเงินเครดิตของร้าน ดึงจาก SAP และแสดงสถานะเป็นสี (ข้อมูลตัวอย่าง)

อนุมัติในร้าน แล้วฝ่ายขายยืนยัน#

ร้านที่มีหลายสาขาหรือหลายคนสั่ง เปิดขั้นอนุมัติภายในร้านได้ คนสั่งส่งตะกร้า แล้วคนที่มีสิทธิ์อนุมัติในร้านกดผ่านก่อน จากนั้นตะกร้าไปรอฝ่ายขายยืนยัน

ฝ่ายขายปรับราคาหรือจำนวนได้ ถ้าแก้ ตะกร้าจะกลับไปให้ร้านตรวจอีกรอบ ทั้งสองฝ่ายจึงเห็นตัวเลขชุดเดียวกันก่อนออเดอร์จะเข้า SAP

ตะกร้าผ่านการอนุมัติสองชั้นก่อนเข้า SAP ถ้าฝ่ายขายแก้ตัวเลข ตะกร้ากลับไปให้ร้านดูอีกรอบ

ส่งเข้า SAP แล้วรับสถานะกลับเอง#

พอฝ่ายขายยืนยัน ระบบกลางรับออเดอร์ไปสร้างใบเสนอราคาใน SAP แล้วเรียกกลับมาบอกเลขใบเสนอราคา ต่อมาเมื่อ SAP ออก SO ระบบกลางก็เรียกกลับมาอีกครั้ง

• บันทึกก่อน ทำทีหลัง: ทุกครั้งที่ระบบกลางเรียกเข้ามา หลังบ้านเก็บข้อมูลที่ได้ไว้ก่อน ตอบกลับทันที แล้วค่อยอัปเดตตะกร้าในคิวเบื้องหลัง
• เทียบ SO ทีละบรรทัด: ระบบดึงรายการใน SO กลับมาเทียบกับตะกร้า บรรทัดที่ SAP ปฏิเสธจะขึ้นในตะกร้าพร้อมเหตุผล บรรทัดที่ราคาหรือจำนวนเปลี่ยนก็ปรับตาม และเมื่อทุกบรรทัดผ่าน ระบบปิดออเดอร์เป็นจัดซื้อสำเร็จ
• ข้อผิดพลาดอ่านเข้าใจได้: ถ้า SAP ตอบกลับด้วยข้อผิดพลาด ระบบแยกว่าเป็นปัญหาชั่วคราวหรือเป็นเรื่องโควตา ปัญหาชั่วคราวระบบลองส่งใหม่ให้หนึ่งครั้ง ส่วนเรื่องโควตาแสดงเป็นข้อความภาษาไทยในตะกร้า แอดมินกดส่งใหม่จากหลังบ้านได้

รายการออเดอร์ในหลังบ้าน เห็นทั้งสถานะของออเดอร์และสถานะการส่งเข้า SAP (ข้อมูลตัวอย่าง)

ทุกฝ่ายเห็นเรื่องเดียวกัน#

• ห้องแชทของแต่ละร้าน: ร้านตัวแทนแต่ละรายมีห้องแชทหนึ่งห้อง มีทั้งคนในร้าน ฝ่ายขาย และ Service เมื่อออเดอร์เปลี่ยนสถานะ ระบบส่งการ์ดสรุปออเดอร์เข้าห้องให้เอง
• แจ้งเตือนในแอปและอีเมล: ส่งตามเหตุการณ์ของออเดอร์ อีเมลส่งผ่าน Microsoft 365 ของบริษัท และเก็บประวัติว่าส่งถึงใครเมื่อไหร่
• ประวัติของตะกร้า: ทุกการแก้ไขบันทึกไว้ว่าใครแก้อะไร จากฝั่งร้าน ฝ่ายขาย หรือจากที่ SAP ตอบกลับมา ย้อนดูได้เป็นรอบ ๆ
• ใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อเป็น PDF: ระบบสร้างไฟล์ในคิวเบื้องหลัง ร้านกดโหลดได้จากแอป

ข้อความแชทในหลังบ้าน: การ์ดแจ้งสถานะออเดอร์ที่ระบบส่งเอง ปนกับข้อความของร้านและฝ่ายขาย (ข้อมูลตัวอย่าง)

ประวัติของตะกร้า: ใครแก้อะไร เมื่อไหร่ แยกเป็นรอบ (ข้อมูลตัวอย่าง)

เชื่อมกับระบบภายนอก#

• SAP ทางอ่าน: ราคาประจำวัน สต๊อกตามคลัง วงเงินเครดิต รายการใน SO และโควตาของสัญญาสั่งล่วงหน้า บางอย่างดึงตามรอบ บางอย่างถามสดตอนใช้งาน
• SAP ทางเขียน: ส่งออเดอร์ให้ระบบกลางของลูกค้า แล้วรอรับผลที่ระบบกลางเรียกกลับมา
• แอปของตัวแทน: ทีมพาร์ทเนอร์ทำหน้าแอป และเรียกใช้ API ของระบบหลังบ้านทั้งหมด
• Microsoft 365: ส่งอีเมลจากบัญชีของบริษัท
• แจ้งเตือนและแชท: แจ้งเตือนในแอป และห้องแชทที่อัปเดตทันทีที่มีข้อความใหม่

ระบบที่คุยกับคนอื่นเยอะ ต้องรู้ให้ได้ว่าการเชื่อมต่อไหนช้าหรือล้มอยู่ เราจึงบันทึกทุกครั้งที่ระบบเรียกออกไปข้างนอก และทำหน้ารวมในหลังบ้านให้ทีมดูได้ว่าตอนนี้ระบบไหนตอบช้า หรือมีออเดอร์ไหนค้างอยู่

ใช้กับระบบของคุณได้ยังไง#

ถ้าบริษัทขายผ่านตัวแทน และข้อมูลหลักอยู่ใน SAP หรือ ERP ตัวอื่น ลองเริ่มจากคำถามเหล่านี้

• ราคา สต๊อก และเครดิต ตัวไหนเปลี่ยนบ่อยจนต้องถามสดทุกครั้ง ตัวไหนดึงวันละครั้งก็พอ
• ERP รับออเดอร์จากข้างนอกได้ทางไหน และบอกผลกลับมาได้ไหม หรือเราต้องคอยถามเอง
• ก่อนออเดอร์จะเข้า ERP ต้องผ่านใครบ้าง ทั้งในร้านตัวแทนและฝั่งบริษัท
• ถ้า ERP ปฏิเสธบางรายการ ใครต้องรู้ และรู้จากที่ไหน

ผลลัพธ์#

• 2565 เริ่มระบบสั่งซื้อ ราคาประจำวันจาก SAP และประวัติการแก้ไขของตะกร้า
• 2566 ห้องแชทของแต่ละร้าน แจ้งเตือนในแอป ขั้นอนุมัติภายในร้าน และส่งออเดอร์เข้า SAP ผ่านระบบกลาง
• 2567 วงเงินเครดิตจาก SAP
• 2569 ส่งอีเมลผ่าน Microsoft 365 ของบริษัท

ระบบหลังบ้านเขียนด้วย Laravel ใช้ Filament ทำหน้าจอฝ่ายขายและแอดมิน ฐานข้อมูลเป็น PostgreSQL งานที่คุยกับ SAP ทั้งหมดวิ่งในคิวเบื้องหลังด้วย Horizon และใช้ Reverb ส่งข้อมูลแบบ realtime ให้ห้องแชท