ระบบเรียกสินค้าและจัดรถ จากรายการค้างส่งใน SAP จนได้เอกสารรับรองคุณภาพ

บริษัทเจออะไรอยู่#

ลูกค้าของเราเป็นผู้จัดจำหน่ายวัสดุก่อสร้างที่ขายผ่านตัวแทนทั่วประเทศ ตัวแทนมักสั่งซื้อไว้ทีละมาก แต่ไม่ได้รับของทั้งหมดในรอบเดียว ของที่สั่งแล้วยังไม่ได้ส่ง ค้างอยู่ใน SAP เป็นรายการตามใบสั่งขาย

ทุกรอบที่จะส่ง ตัวแทนต้องตอบให้ได้ว่า รอบนี้อยากได้อะไรบ้าง กี่ชิ้น ส่งที่สาขาไหน และรายการไหนรอไม่ได้ ส่วนฝ่าย Service ของบริษัทต้องรู้ว่าของรายการไหนพร้อมจริง แล้วจัดรถให้เต็มคันโดยไม่ทิ้งของด่วน พอส่งแล้ว ตัวแทนยังต้องได้เอกสารรับรองคุณภาพของสินค้าที่ส่งไปด้วย

ระบบนี้ต่อจากระบบสั่งซื้อของตัวแทนจำหน่าย ที่เราทำให้ลูกค้ารายเดียวกัน เราทำระบบหลังบ้านและ API ส่วนแอปที่ตัวแทนใช้ เราทำร่วมกับทีมพาร์ทเนอร์ที่ดูแลโปรเจคนี้ด้วยกัน

ภาพรวมการทำงาน#

ระบบหลังบ้านดึงรายการค้างส่งจาก SAP ให้ตัวแทนเลือกขึ้นรถ ฝ่าย Service จัดรถและยืนยัน แล้วระบบตามการส่งจริงกับเอกสารจาก SAP ต่อให้

สิ่งที่สร้าง#

รายการค้างรับ/ค้างส่ง มาจาก SAP#

ระบบดึงรายการที่ยังค้างส่งของทุกร้านจาก SAP วันละสามรอบ ตอนตัวแทนเปิดหน้านี้ ระบบก็ดึงของร้านนั้นใหม่ให้อีกครั้ง แต่ละรายการบอกจำนวนที่สั่ง จำนวนที่ยืนยันแล้ว จำนวนที่ค้าง และจำนวนที่พร้อมให้เรียก

ระบบคิดสถานะของแต่ละรายการจากข้อมูลใน SAP ว่าสินค้าพร้อม พร้อมบางส่วน หรือยังดำเนินการอยู่ รายการที่ SAP ยังไม่ยืนยันว่าของพร้อม ระบบเช็คสต๊อกกับ SAP ให้วันละสองรอบ ตัวแทนจึงรู้ก่อนเรียกว่าของรายการไหนขึ้นรถได้จริง

รายการค้างส่งของร้านหนึ่ง แยกตามใบสั่งซื้อ แต่ละรายการบอกจำนวนที่ค้าง จำนวนที่พร้อม และสถานะ (ข้อมูลตัวอย่าง)

ตัวแทนเรียกสินค้าเป็นรอบ#

ตัวแทนเลือกรายการที่อยากได้มารวมเป็นหนึ่งรอบ ปรับจำนวนได้ และระบุทุกรายการว่า ด่วน ต้องขนรอบนี้ หรือเป็น ตัวเติม พร้อมลำดับว่าถ้ารถยังว่างจะเติมอะไรก่อน ถ้ายังมีรายการที่ไม่ได้ระบุ ระบบไม่ให้ส่งคำขอ

• หลายที่ส่งในรอบเดียว: รายการที่ส่งคนละสาขา ระบบแยกเป็นกลุ่มตามที่อยู่ส่งให้
• เรียกเกินไม่ได้: ระบบรวมจำนวนที่เรียกไว้ในทุกรอบที่ยังเปิดอยู่ ถ้ารวมแล้วเกินจำนวนที่ค้างใน SAP ระบบบอกว่ารายการไหนเกิน และไม่ให้ส่ง
• วันรับของ: ก่อนเที่ยงเลือกรับวันนี้ได้ หลังเที่ยงวันที่เร็วที่สุดเลื่อนเป็นวันทำงานถัดไป
• น้ำหนักรวม: ระบบรวมน้ำหนักแยกเป็นของด่วนกับตัวเติม ฝ่าย Service เห็นทันทีว่ารถคันไหนพอ

รายการในหนึ่งรอบ แยกตามที่อยู่ส่ง และบอกว่ารายการไหนด่วน รายการไหนเป็นตัวเติม (ข้อมูลตัวอย่าง)

ส่งแก้กันไปมาจนลงตัว#

ตัวแทนส่งคำขอ แล้วฝ่าย Service ปรับจำนวนหรือวันส่งให้พอดีกับรถ ถ้า Service แก้ คำขอจะกลับไปรอตัวแทนยืนยัน และถ้าตัวแทนยังไม่ตอบ ระบบเตือนให้อีกรอบหลังผ่านไปครึ่งชั่วโมง

ช่วงที่ฝ่ายหนึ่งกำลังแก้ อีกฝ่ายแก้ซ้อนไม่ได้ ถ้าคนที่กดแก้ไว้ลืมทิ้งไป ระบบปลดล็อกให้เองเมื่อครบเวลาที่ตั้งไว้ โดยไม่เปลี่ยนสถานะของคำขอ ทุกครั้งที่สถานะเปลี่ยน ระบบแจ้งอีกฝ่ายให้

พอตกลงกันได้ Service ยืนยันรอบส่ง ใส่ประเภทรถ ทะเบียน และคนขับ ตัวแทนเห็นข้อมูลชุดเดียวกันในแอป

รอบเรียกสินค้าที่ Service ยืนยันแล้ว เห็นขั้นตอน น้ำหนักแยกตามความด่วน และข้อมูลรถกับคนขับ (ข้อมูลตัวอย่าง)

ปิดงานเองเมื่อ SAP บอกว่าส่งแล้ว#

ระบบดึงข้อมูลการส่งจริงจาก SAP วันละสามรอบเหมือนกัน พอรายการในรอบที่ยืนยันแล้วออกจากรายการค้างส่งครบ ระบบเลื่อนรอบนั้นเป็นรอจัดส่ง และเมื่อทุกรายการมีเลขใบส่งของ ระบบปิดเป็นจัดส่งแล้ว

ถ้าบางรายการส่งไม่ครบ จำนวนที่เหลือกลับไปให้ตัวแทนเรียกในรอบถัดไปได้ ไม่ค้างจองไว้ในรอบเก่า

รอบเรียกสินค้าของทุกร้าน สรุปว่าอยู่ในขั้นไหน ตั้งแต่ร่างจนจัดส่งแล้ว (ข้อมูลตัวอย่าง)

เอกสารรับรองคุณภาพมาให้เอง#

หลังส่งของ ระบบไปขอเอกสารรับรองคุณภาพของสินค้าแต่ละรายการในใบส่งของ และเอกสารประกอบการส่งของทั้งคัน จากระบบเอกสารของลูกค้า แล้วเก็บลิงก์ไว้คู่กับการส่งนั้น ตัวแทนเปิดได้จากหน้าการส่งในแอป ถ้าเอกสารยังไม่ออก ระบบกลับมาขอใหม่ในรอบถัดไป

เอกสารรับรองคุณภาพ ผูกกับการส่ง ใบส่งของ และสินค้าแต่ละรายการ (ข้อมูลตัวอย่าง)

เชื่อมกับระบบภายนอก#

• SAP: อ่านรายการค้างส่ง สต๊อกของรายการที่รอ และการส่งจริง ทั้งตามรอบและเมื่อตัวแทนเปิดหน้า
• ระบบเอกสารของลูกค้า: ขอเอกสารรับรองคุณภาพและเอกสารประกอบการส่ง
• แอปของตัวแทน: ทีมพาร์ทเนอร์ทำหน้าแอป และเรียกใช้ API ของระบบหลังบ้าน
• แจ้งเตือน: แจ้งตัวแทนและ Service ทุกครั้งที่คำขอเปลี่ยนสถานะ

งานที่ดึงตามรอบกับงานที่ตัวแทนกดเองวิ่งคนละคิว ตัวแทนที่กดดึงข้อมูลใหม่จึงไม่ต้องรอหลังงานดึงข้อมูลของทุกร้าน

ใช้กับระบบของคุณได้ยังไง#

ถ้าลูกค้าสั่งของไว้ก่อน แล้วทยอยเรียกส่งเป็นรอบ ลองเริ่มจากคำถามเหล่านี้

• ตอนนี้ลูกค้ารู้ได้ยังไงว่าของที่สั่งไว้ ยังค้างอะไรและพร้อมส่งเท่าไหร่
• ใครเป็นคนตัดสินว่าของชิ้นไหนขึ้นรถรอบนี้ และใช้ข้อมูลอะไรตัดสิน
• ถ้าลูกค้าเรียกพร้อมกันหลายรอบ อะไรกันไม่ให้เรียกเกินของที่ค้าง
• เอกสารที่ต้องให้ลูกค้าหลังส่ง ตอนนี้ส่งให้ทางไหน และใครต้องตามเอง

ผลลัพธ์#

• 2566 รายการค้างรับ/ค้างส่งจาก SAP พร้อมสถานะของแต่ละรายการ
• 2567 เอกสารรับรองคุณภาพ และดึงเอกสารของแต่ละการส่งให้อัตโนมัติ
• 2568 ตัวแทนเรียกสินค้าเป็นรอบ และส่งแก้กับฝ่าย Service ในระบบ
• 2569 ตามการส่งจริงจาก SAP ปิดงานให้เอง และคืนจำนวนที่ส่งไม่ครบให้เรียกรอบถัดไป

ระบบหลังบ้านเขียนด้วย Laravel ใช้ Filament ทำหน้าจอของฝ่าย Service และแอดมิน ฐานข้อมูลเป็น PostgreSQL งานดึงข้อมูลจาก SAP และขอเอกสารทั้งหมดวิ่งในคิวเบื้องหลังด้วย Horizon