เชื่อม SAP Business One กับคลังสินค้าพาร์ทเนอร์และระบบจัดเก็บอัตโนมัติ

โจทย์#

ลูกค้าของเราเป็นบริษัทจัดจำหน่ายที่ใช้ SAP Business One เปิดเอกสารทุกอย่าง ทั้งใบจัดสินค้า ใบรับสินค้า ใบโอนสินค้า และใบรับคืน แต่สินค้าจริงอยู่หลายที่ ส่วนหนึ่งฝากไว้ที่คลังของพาร์ทเนอร์ซึ่งใช้ระบบคลังของตัวเอง อีกส่วนอยู่ในระบบจัดเก็บอัตโนมัติในคลังของบริษัท

แต่ละที่มีระบบของตัวเอง ถ้าไม่มีอะไรเชื่อม ทุกครั้งที่ SAP มีเอกสารใหม่ ก็ต้องมีคนเอาไปคีย์ในระบบปลายทาง แล้วคอยถามกลับว่าจัดของเสร็จหรือยัง สต็อกเหลือเท่าไหร่

เราทำระบบกลางขึ้นมาหนึ่งตัว คอยดึงเอกสารจาก SAP แล้วส่งต่อให้ทุกปลายทางเอง พร้อมดึงสถานะกลับมาให้พนักงานดูได้ในที่เดียว

ภาพรวมการทำงาน#

flowchart LR
  SAP[(SAP Business One)] -->|ดึงเอกสารทุก 1–5 นาที| H[ระบบกลาง]
  H <-->|API: ส่งคำสั่ง รับสถานะและสต็อก| P[คลังพาร์ทเนอร์]
  H -->|วางไฟล์คำสั่ง| M[ระบบจัดเก็บอัตโนมัติ]
  H -->|ส่งยอดสต็อกทุกชั่วโมง| C[ระบบเช็กสต็อกภายใน]
  H --> U[พนักงานคลัง<br/>ดู ยืนยัน พิมพ์สติกเกอร์]

SAP เป็นที่เปิดเอกสาร ระบบกลางเป็นคนส่งต่อ และแต่ละปลายทางได้ข้อมูลในรูปแบบที่ตัวเองรับได้

ตัวอย่างงานจัดส่งหนึ่งรอบ ตั้งแต่ฝ่ายขายเปิดใบจัดสินค้าใน SAP จนคลังพาร์ทเนอร์จัดของเสร็จ

sequenceDiagram
  participant S as SAP
  participant H as ระบบกลาง
  participant P as คลังพาร์ทเนอร์
  S->>H: ใบจัดสินค้าใหม่ (ดึงทุกนาที)
  H->>P: ส่งคำสั่งจัดสินค้า ทีละรายการ
  P-->>H: รับคำสั่งแล้ว
  Note over P: พนักงานพาร์ทเนอร์จัดของ
  H->>P: ถามสถานะตามรอบ
  P-->>H: จัดเสร็จ พร้อมเลข batch
  S->>H: ออกใบกำกับแล้ว
  H->>P: แจ้งเลขใบกำกับให้ผูกกับงานจัดส่ง

พนักงานไม่ต้องคีย์คำสั่งซ้ำ และเห็นสถานะของแต่ละใบจากหน้าจอของระบบกลาง

เชื่อมข้อมูลสามแบบ ตามที่ปลายทางรับได้#

ปลายทางแต่ละที่รับข้อมูลได้ไม่เหมือนกัน ระบบกลางจึงเลือกวิธีส่งตามที่แต่ละที่รับได้

คุยผ่าน API เมื่อปลายทางมีระบบที่รับคำสั่งได้#

คลังพาร์ทเนอร์เปิด API ให้สร้างงานจัดสินค้า แจ้งรับสินค้าเข้า ยกเลิกงาน และถามสถานะหรือยอดสต็อก ระบบกลางจึงส่งคำสั่งได้ทันทีที่ SAP มีเอกสาร และดึงผลกลับมาเองตามรอบ

ข้อดีคือเร็วและรู้ผลทันที แต่ต้องเผื่อวันที่ปลายทางล่ม ระบบกลางจึง

• เก็บสถานะการส่งของทุกรายการไว้ ถ้าปลายทางไม่ตอบ จะลองใหม่รอบหน้า ถ้าปลายทางปฏิเสธ ก็หยุดส่งรายการนั้นแล้วขึ้นสถานะผิดพลาดให้พนักงานเห็น
• ถ้าปลายทางหยุดตอบทั้งระบบ จะพักการส่งไว้ 5 นาทีแล้วค่อยลองใหม่ และถ้าพาร์ทเนอร์มีช่องทางสำรอง ก็สลับไปใช้ช่องทางนั้นเอง
• จดคำขอกับคำตอบของทุกครั้งที่เรียก เวลามีคำถามว่าส่งไปหรือยัง จะได้ดูย้อนหลังได้

วางไฟล์ เมื่อปลายทางเป็นเครื่องที่อ่านแค่ไฟล์#

ระบบจัดเก็บอัตโนมัติไม่มี API แต่ซอฟต์แวร์ของเครื่องคอยอ่านไฟล์จากโฟลเดอร์ที่กำหนด ระบบกลางเลยดึงรายการที่ต้องเข้าออกตู้จาก SAP แล้วเขียนเป็นไฟล์ XML ตามรูปแบบที่เครื่องรับ วางลงโฟลเดอร์นั้นทุกนาทีในช่วงเวลาทำงาน ทั้งข้อมูลสินค้าและคำสั่งหยิบหรือเก็บสินค้า

วิธีนี้ง่ายและใช้ได้กับเครื่องจักรหรือซอฟต์แวร์รุ่นเก่าหลายตัว แต่ไม่มีคำตอบกลับทันที ต้องดูผลจากฝั่งเครื่องเอง

คำสั่งหยิบหนึ่งใบที่ส่งเข้าระบบจัดเก็บอัตโนมัติ พนักงานเปิดดูได้ว่าส่งอะไรไปบ้าง (ข้อมูลตัวอย่าง)

ส่งไฟล์สรุปตามรอบ เมื่อปลายทางแค่อยากเห็นตัวเลข#

ระบบเช็กสต็อกภายในของบริษัทต้องการแค่ยอดคงเหลือล่าสุด ระบบกลางจึงรวมยอดเป็นไฟล์ CSV บีบอัดแล้วส่งไปทุกชั่วโมง ส่วนข้อมูลจากพาร์ทเนอร์ที่มาเป็นไฟล์รายวัน ระบบก็ดึงมาเก็บให้ทุกคืน

พนักงานคลังทำงานจากที่เดียว#

• เอกสารทุกประเภทจาก SAP: ใบจัดสินค้า ใบรับสินค้า ใบโอนเข้าออก และใบรับคืน ค้นหา เปิดดูรายการ และ export เป็น Excel ได้
• สถานะที่คลังพาร์ทเนอร์: ทุกใบบอกว่าส่งไปแล้วหรือยัง จัดเสร็จหรือยัง และสั่งส่งซ้ำ ตรวจสอบ หรือยกเลิกได้จากหน้าเดียวกัน
• สต็อก: ค้นสินค้า เช็กยอดคงเหลือที่คลังพาร์ทเนอร์ และดูความเคลื่อนไหวของแต่ละรายการ
• สติกเกอร์: พิมพ์สติกเกอร์ติดสินค้าและใบโอน ขนาดตรงกับกระดาษที่ใช้

หน้ารวมเอกสาร: สามคอลัมน์ซ้ายบอกว่าแต่ละใบส่งถึงคลังพาร์ทเนอร์แล้วหรือยัง จัดเสร็จหรือยัง และได้เลข batch หรือยัง (ข้อมูลตัวอย่าง)

ใบจัดสินค้าหนึ่งใบ: สี่รายการแรกพาร์ทเนอร์รับแล้ว สองรายการล่างยังไม่ผ่าน พนักงานสั่งส่งซ้ำหรือยกเลิกได้จากปุ่มด้านบน (ข้อมูลตัวอย่าง)

หน้าสต็อก: ยอดใน SAP อยู่คู่กับยอดที่คลังพาร์ทเนอร์ ตัวเลขที่ไม่ตรงกันเป็นสีแดง (ข้อมูลตัวอย่าง)

สติกเกอร์ขนาด 80×30 มม. พร้อม QR ของรหัสสินค้าและจำนวน (ข้อมูลตัวอย่าง)

ไม่แตะข้อมูลใน SAP#

ระบบกลางอ่านข้อมูลจาก SAP อย่างเดียว ด้วย user ที่ไม่มีสิทธิ์แก้ไข แล้วเก็บสำเนาไว้ในฐานข้อมูลของตัวเอง SAP จึงยังเป็นที่เก็บเอกสารจริงที่เดียว ถ้าระบบกลางมีปัญหา งานใน SAP ก็ไม่สะดุดและข้อมูลไม่เพี้ยน

แนวเดียวกันนี้ใช้กับ ERP ตัวอื่นได้ ขอแค่อ่านเอกสารออกมาได้ ไม่ว่าทางฐานข้อมูลหรือ API ส่วนฝั่งปลายทาง จะเป็น API ไฟล์ หรือรายงานตามรอบ ก็เลือกวิธีตามที่ระบบนั้นรับได้

ผลลัพธ์#

ระบบใช้งานมาตั้งแต่ปี 2563 และเราดูแลพัฒนาต่อทุกปี ตามปลายทางที่บริษัทเพิ่มเข้ามา พนักงานไม่ต้องคีย์เอกสารจาก SAP ซ้ำในระบบของพาร์ทเนอร์หรือระบบจัดเก็บอัตโนมัติ และเห็นสถานะของทุกใบได้จากหน้าจอเดียว

ระบบเขียนด้วย Laravel 13 ใช้ Livewire กับ Tailwind CSS ทำหน้าจอ งานตามรอบเวลาและงานเบื้องหลังรันบน Horizon ฐานข้อมูลเป็น MySQL และอ่าน SAP HANA ผ่าน SQL proxy ที่เราแยกเป็นแพ็กเกจ laravel-sap-proxy