ระบบขึ้นทะเบียนอุปกรณ์ไฟฟ้าออนไลน์ ยื่นคำขอ ชำระเงิน ตรวจ และอนุมัติในที่เดียว

หน่วยงานเจออะไรอยู่#

ลูกค้าของเราเป็นรัฐวิสาหกิจด้านไฟฟ้า อุปกรณ์ที่จะต่อเข้ากับระบบไฟฟ้าขององค์กร เช่น inverter ของโซลาร์เซลล์ เครื่องชาร์จรถยนต์ไฟฟ้า และมิเตอร์วัดคุณภาพไฟฟ้า ต้องผ่านการตรวจและขึ้นทะเบียนก่อน ผู้ผลิตหรือผู้นำเข้าต้องยื่นเอกสาร แนบผลทดสอบจากห้องปฏิบัติการ และชำระค่าธรรมเนียม จากนั้นเจ้าหน้าที่ขององค์กรตรวจและอนุมัติ

รายชื่ออุปกรณ์ที่ผ่านแล้วต้องเปิดให้ทุกคนค้นได้ ทั้งผู้ติดตั้ง เจ้าของบ้าน และผู้ประกอบการ งานนี้มีหลายฝ่ายเกี่ยวข้อง ทั้งผู้ยื่นคำขอ ฝ่ายการเงิน ผู้ตรวจ และผู้อนุมัติ แต่ละฝ่ายต้องรู้ว่าคำขอแต่ละใบอยู่ตรงไหน

เราทำระบบขึ้นทะเบียนอุปกรณ์ให้องค์กร รวมทุกขั้นไว้ในที่เดียว ตั้งแต่ยื่นคำขอ ชำระเงิน ตรวจ อนุมัติ จนขึ้นทะเบียนบนเว็บสาธารณะ

ภาพรวมการทำงาน#

ผู้ยื่นคำขอ เจ้าหน้าที่ และระบบการเงินขององค์กรทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกัน

คำขอหนึ่งใบเริ่มจากผู้ยื่นกรอกและยื่นคำขอ ระบบตอบกลับด้วยเลขคำขอ ใบแจ้งหนี้ และวันครบกำหนดชำระ พอผู้ยื่นชำระค่าธรรมเนียม ช่องทางชำระเงินก็แจ้งยืนยันกลับมาที่ระบบเอง จากนั้นเจ้าหน้าที่ตรวจเอกสารและผลทดสอบตาม checklist ถ้าต้องแก้ ระบบส่งคำขอกลับให้ผู้ยื่นแก้แล้วส่งใหม่ เมื่ออนุมัติแล้ว อุปกรณ์ขึ้นทะเบียนพร้อมเลขอนุมัติและวันหมดอายุ

ทุกขั้นมีอีเมล SMS และแจ้งเตือนในระบบ ผู้ยื่นจึงไม่ต้องโทรถามสถานะ

สถานะแยกเป็นสามเส้น#

ถ้าคำขอมีสถานะเดียว เวลาค้างอยู่จะบอกไม่ได้ว่าติดที่เงิน ติดที่เอกสาร หรือรอผู้อนุมัติ ระบบนี้จึงแยกสถานะเป็นสามเส้น แต่ละฝ่ายดูเฉพาะเส้นของตัวเอง

เส้น	สถานะ	ใครดูแล
ชำระเงิน	รอชำระ → ชำระแล้ว	ผู้ยื่น และฝ่ายการเงิน
ตรวจสอบ	ยังไม่ตรวจ → กำลังตรวจ → ผ่าน / ไม่ผ่าน / ส่งกลับแก้ไข	เจ้าหน้าที่ผู้ตรวจ
อนุมัติ	กำลังพิจารณา → อนุมัติ / ไม่อนุมัติ	ผู้อนุมัติ

สิ่งที่สร้าง#

เว็บสาธารณะ#

ทุกคนค้นอุปกรณ์ที่ขึ้นทะเบียนแล้วได้ตามประเภท แบรนด์ และรุ่น ดูเลขอนุมัติกับวันหมดอายุ และดาวน์โหลดรายการเป็น PDF ได้ บนเว็บเดียวกันยังมีรายชื่อห้องปฏิบัติการทดสอบ หน่วยตรวจรับรอง เอกสาร คู่มือ และคำถามที่พบบ่อย

ทะเบียนบนเว็บสาธารณะ: แยกตามประเภทอุปกรณ์ ค้นหาและกรองตามสเปก พร้อมวันที่รับรองและวันหมดอายุ (ข้อมูลตัวอย่าง)

พื้นที่ของผู้ยื่นคำขอ#

ผู้ผลิตหรือผู้นำเข้าสมัครบัญชีบริษัท กรอกเลขผู้เสียภาษีแล้วระบบดึงข้อมูลบริษัทจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ จากนั้นกรอกคำขอตามแบบฟอร์มของอุปกรณ์แต่ละประเภท บันทึกเป็นร่างไว้ก่อนได้ พอยื่นแล้วระบบออกเลขคำขอ ใบแจ้งหนี้ที่คิด VAT ไว้แล้ว และวันครบกำหนดชำระให้ทันที

ฟอร์มยื่นคำขอแบ่งเป็น 6 ขั้น ข้อมูลผู้ยื่นเติมให้จากข้อมูลบริษัท บันทึกเป็นร่างไว้ก่อนได้ (ข้อมูลตัวอย่าง)

ใบแจ้งหนี้ที่ระบบออกเอง พร้อม VAT วันครบกำหนด และเลขอ้างอิงสำหรับชำระเงิน (ข้อมูลตัวอย่าง)

หลังบ้านของเจ้าหน้าที่#

เจ้าหน้าที่เข้าระบบด้วยบัญชีพนักงานขององค์กร เห็นคำขอแยกตามสถานะ ตรวจเอกสารและอุปกรณ์ตาม checklist บันทึกผลทดสอบจากห้องปฏิบัติการ ส่งกลับให้แก้ไข หรือส่งต่อให้ผู้อนุมัติ ส่วนเนื้อหาบนเว็บ เช่นเอกสาร คู่มือ และคำถามที่พบบ่อย เจ้าหน้าที่ก็แก้เองได้จากหลังบ้าน

เชื่อมกับระบบภายนอก#

ระบบ	ทิศทาง	วิธีเชื่อม
ช่องทางชำระเงิน	เข้ามา	ฝั่งชำระเงินเรียก API ของระบบเพื่อถามยอดค้างชำระ และแจ้งกลับเมื่อชำระแล้ว
SAP ขององค์กร	ไปและกลับ	สร้างไฟล์ข้อมูลเรียกเก็บเงินวางให้ SAP ทุกคืน แล้วอ่านไฟล์ผลที่ SAP ตอบกลับ
e-Tax Invoice	เข้ามา	ดึงใบกำกับภาษีที่ออกแล้วมาจับคู่กับใบแจ้งหนี้
กรมพัฒนาธุรกิจการค้า	เข้ามา	ค้นข้อมูลบริษัทจากเลขผู้เสียภาษี
บัญชีพนักงานขององค์กร	เข้ามา	เจ้าหน้าที่เข้าระบบผ่าน SSO ขององค์กร
SMS และอีเมล	ออกไป	แจ้งผู้ยื่นทุกครั้งที่สถานะเปลี่ยน

สองเรื่องที่น่าสนใจสำหรับคนที่ต้องเชื่อมกับระบบการเงิน

• ให้ช่องทางชำระเงินเป็นฝ่ายเรียกเข้ามา: ระบบไม่ต้องคอยไปถามว่ามีใครจ่ายแล้วหรือยัง ฝั่งชำระเงินมาถามยอดเองและแจ้งกลับทันทีเมื่อจ่ายแล้ว ส่วนคนที่โอนแบบอื่น เจ้าหน้าที่ยังบันทึกสลิปยืนยันเองได้
• คุยกับ SAP ด้วยไฟล์: ระบบสร้างไฟล์ตามรูปแบบที่ SAP กำหนด วางไว้ในโฟลเดอร์ที่ตกลงกัน พร้อมไฟล์บอกว่าวางครบแล้ว แล้วกลับมาอ่านผลที่ SAP ตอบในรอบถัดไป ทุกบรรทัดที่ส่งและผลที่ได้กลับมาเก็บไว้คู่กัน ตรวจย้อนหลังได้ว่ารายการไหนเข้า SAP แล้ว

เรื่องที่ออกแบบไว้ล่วงหน้า#

• เกณฑ์ตรวจเปลี่ยนได้ โดยไม่กระทบคำขอเดิม: checklist ของแต่ละคำขอคัดลอกจากเกณฑ์ ณ วันที่ยื่น ถ้าองค์กรปรับเกณฑ์ทีหลัง คำขอที่กำลังตรวจอยู่ก็ยังใช้เกณฑ์เดิม
• ใบแจ้งหนี้เก็บตัวเลข ณ วันออก: ค่าธรรมเนียม VAT และวันครบกำหนดบันทึกไว้กับใบแจ้งหนี้ ไม่คำนวณใหม่ทุกครั้งที่เปิดดู
• ไม่มีรายการซ้ำในทะเบียน: ถ้าอนุมัติอุปกรณ์รุ่นเดิมอีกครั้ง ระบบอัปเดตรายการเดิมบนทะเบียน แทนการเพิ่มรายการใหม่
• ทุกการเชื่อมต่อมีบันทึก: ทุกครั้งที่เรียกหรือถูกเรียกจากระบบภายนอก ระบบเก็บสิ่งที่ส่งและสิ่งที่ได้กลับไว้ด้วยกัน

ใช้กับระบบของคุณได้ยังไง#

งานรับคำขอ เก็บค่าธรรมเนียม ตรวจ และอนุมัติ มีอยู่ในหลายหน่วยงานและหลายธุรกิจ ถ้ากำลังคิดจะทำระบบแบบนี้ ลองเริ่มจากคำถามเหล่านี้

• คำขอหนึ่งใบผ่านกี่ฝ่าย และแต่ละฝ่ายต้องเห็นสถานะอะไรบ้าง
• ถ้าเกณฑ์ตรวจเปลี่ยน คำขอที่ยื่นไปแล้วควรใช้เกณฑ์ไหน
• เงินเข้าทางไหนบ้าง และระบบการเงินหลักขององค์กรรับข้อมูลแบบไหน API หรือไฟล์
• ผลที่อนุมัติแล้ว ใครต้องค้นได้บ้าง

ผลลัพธ์#

ระบบเปิดใช้งานปลายปี 2567 ผู้ผลิตและผู้นำเข้ายื่นคำขอและชำระเงินได้ออนไลน์ เจ้าหน้าที่ตรวจและอนุมัติบนระบบเดียว และรายชื่ออุปกรณ์ที่ผ่านแล้วเปิดให้ทุกคนค้นได้ ปัจจุบันลูกค้าดูแลระบบต่อเอง

ระบบเขียนด้วย Laravel ใช้ Filament ทำหลังบ้าน ใช้ Livewire กับ Tailwind CSS ทำหน้าเว็บและพื้นที่ของผู้ยื่นคำขอ งานเบื้องหลังอย่างส่งไฟล์ให้ SAP และแจ้งเตือนรันบน Horizon และคุยกับบริการภายในขององค์กรผ่าน SOAP