วิธีเตรียมไฟล์เอกสารจัดซื้อให้ยื่นในระบบ e-GP ได้ทุกไฟล์

หน่วยงานรัฐที่จัดซื้อผ่านระบบ e-GP ต้องประกอบเอกสารชุดหนึ่งก่อนประกาศ สเปคของทุกรายการที่จะซื้อ ตารางรายการพร้อมจำนวน แบบฟอร์มให้ผู้ยื่นข้อเสนอกรอก และแบบหรือรูปประกอบ ทั้งหมดรวมเป็นเล่มเดียว แล้วอัปโหลดเข้า e-GP

เราทำระบบออกเอกสารชุดนี้ให้ลูกค้าที่เป็นรัฐวิสาหกิจ เล่าไว้ในระบบสเปคอุปกรณ์มาตรฐานที่ออกเอกสารพร้อมยื่น e-GP โพสต์นี้ลงที่ตัวไฟล์ ว่าควรเป็น PDF แบบไหน และแบ่งยังไงให้อัปโหลดได้

ข้อกำหนดของไฟล์มาจาก TOR มากกว่าจาก e-GP#

เราลองไล่คู่มือของกรมบัญชีกลางที่เปิดให้อ่านบนเว็บ e-GP แล้ว ไม่พบข้อกำหนดว่าไฟล์ต้องเป็น PDF/A และคู่มือที่ยังเปิดได้ไม่ได้ระบุเพดานขนาดไฟล์ปัจจุบันไว้ชัด ตัวเลขที่ใช้จริงจึงมักมาจากสองที่ คือ TOR ของงานที่จ้างทำระบบ และสิ่งที่หน้าจอ e-GP รับในวันที่อัปโหลด

ในงานของเรา TOR ขอให้ไฟล์เป็น PDF/A หรือ PDF ตั้งแต่รุ่น 1.4 ขนาดที่นำเข้า e-GP ได้ ความละเอียดอย่างน้อย 150 DPI และห้ามแปลงเนื้อหาต้นฉบับเป็นรูป ข้อกำหนดแบบนี้ควรถามหน่วยงานให้ได้ตั้งแต่ก่อนเริ่มทำ เพราะเปลี่ยนวิธีสร้างไฟล์ทั้งหมด

เก็บเนื้อหาเป็น vector ไฟล์จะเล็กและคมกว่า#

PDF เก็บเนื้อหาได้สองแบบ แบบ vector เก็บตัวอักษรและเส้นเป็นคำสั่งวาด ขยายแค่ไหนก็คม ค้นหาข้อความได้ และไฟล์เล็ก อีกแบบคือเก็บทั้งหน้าเป็นรูป ซึ่งดูเหมือนกันตอนเปิดดู แต่ไฟล์ใหญ่กว่ามาก ค้นข้อความไม่ได้ และพอย่อให้ไฟล์เล็กลง ตัวหนังสือก็เบลอ

ระบบรุ่นแรกของงานนี้รวมเล่มด้วยการแปลงทุกหน้าเป็นรูปก่อน เล่มที่มีหลายร้อยหน้าจึงใหญ่จนต้องแบ่งหลายไฟล์ และยังผิดข้อที่ห้ามแปลงเนื้อหาเป็นรูปด้วย รุ่นใหม่รวมไฟล์โดยไม่แตะเนื้อหาข้างใน หน้าที่สร้างจากระบบเป็น vector ส่วนแบบที่สแกนมาก็คงเป็นรูปตามเดิม

PDF/A-2b คือ PDF ที่เปิดที่ไหนก็หน้าตาเหมือนเดิม#

PDF/A เป็นมาตรฐาน PDF สำหรับเก็บเอกสารระยะยาว ฟอนต์และสีฝังไว้ในไฟล์ทั้งหมด ไม่พึ่งเครื่องที่เปิด เลขหลัง A บอกรุ่น และตัวอักษรท้ายบอกระดับ

• PDF/A-2b รับประกันว่าหน้าตาเหมือนเดิม เหมาะกับเอกสารจัดซื้อที่ต้องการแค่ให้ทุกคนเห็นเหมือนกัน
• PDF/A-3 แนบไฟล์อื่นไว้ข้างในได้ ใช้กับเอกสารที่ต้องแนบข้อมูล อย่างใบกำกับภาษีที่แนบ XML ในไฟล์ PDF/A-3 สำหรับ e-Tax
• ระดับ u เพิ่มเรื่องดึงข้อความออกมาได้ถูกทุกตัว

การแปลงเป็น PDF/A ควรเป็นขั้นท้าย ๆ หลังรวมเล่มแล้ว และระบบควรอ่านไฟล์ที่ได้กลับมาเช็กว่าอ้างระดับ PDF/A ไว้จริง หน้าจอแสดงป้ายบอกได้ว่าไฟล์นี้เป็น PDF/A-2b แล้ว

แบ่งไฟล์ตามบท ให้แต่ละไฟล์ไม่เกินเพดาน#

เล่มเต็มยังเก็บไว้ดาวน์โหลดเป็นไฟล์เดียว ส่วนไฟล์ที่ใช้อัปโหลดเข้า e-GP ระบบแบ่งออกเป็นหลายไฟล์ โดยพยายามให้สเปคแต่ละรายการอยู่ในไฟล์เดียวกันทั้งบท คนที่เปิดดูทีละไฟล์จะได้ไม่เจอสเปคที่ขาดกลางเล่ม

บทที่รวมกันได้อยู่ไฟล์เดียวกัน บทที่ใหญ่เกินเพดานคนเดียว ระบบแบ่งตามหน้า

วิธีที่เราใช้มีสามชั้น

1. รวมบทเข้าไฟล์ทีละบท ตามลำดับในเล่ม ประมาณขนาดจากจำนวนหน้าคูณขนาดเฉลี่ยต่อหน้า พอบทถัดไปจะทำให้เกินเพดาน ก็ขึ้นไฟล์ใหม่
2. ตัดออกมาแล้ววัดขนาดจริง ขนาดที่ประมาณอาจพลาด เพราะหน้าแบบที่มีรูปหนักกว่าหน้าข้อความมาก ถ้าไฟล์ที่ตัดออกมาเกิน ก็แบ่งกลุ่มนั้นตามบทอีกรอบ
3. บทเดียวที่ใหญ่เกินเพดาน แบ่งตามหน้า ผ่าครึ่งช่วงหน้าไปเรื่อย ๆ จนทุกชิ้นไม่เกิน

ข้อยกเว้นเดียวคือหน้าเดียวที่ใหญ่เกินเพดานด้วยตัวเอง เช่นแบบที่สแกนมาความละเอียดสูงมาก ระบบแบ่งต่อไม่ได้ จึงปล่อยไฟล์นั้นออกไปพร้อมคำเตือน ให้คนไปลดขนาดรูปต้นฉบับแทน

เพดานขนาดเป็นค่าที่ผู้ใช้ปรับเองได้#

ขนาดไฟล์สูงสุดเป็นตัวเลขที่เปลี่ยนได้ตาม TOR และตามที่ e-GP รับในแต่ละช่วง ในงานของเราตั้งต้นไว้ 10 MB ถ้าค่านี้อยู่ในไฟล์ตั้งค่าของเซิร์ฟเวอร์ ทุกครั้งที่ต้องเปลี่ยนต้องรอนักพัฒนา เราจึงเก็บไว้ในฐานข้อมูลพร้อมหน้าตั้งค่า ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานแก้ได้เอง และงานสร้างไฟล์ครั้งถัดไปก็ใช้ค่าใหม่ทันที

กรณีที่อาจเจอในงานจริง#

• แบบที่สแกนมาแนวนอนทำให้ตราประทับไปอยู่นอกหน้า หน้าที่หมุนไว้ในไฟล์ต้นฉบับมีมุมบนขวาคนละที่กับที่ตาเห็น ถ้าระบบประทับเลขประกาศหรือเลข BID ที่มุมหน้า ต้องปรับหน้าให้ตั้งตรงก่อนประทับ
• นับจำนวนหน้าผิดหลังแบ่งไฟล์ ไฟล์ที่ผ่านการแบ่งมักบีบโครงสร้างภายใน เครื่องมือนับหน้าแบบง่าย ๆ อาจนับได้ศูนย์ ควรนับด้วยเครื่องมืออ่าน PDF จริง
• แปลง PDF/A ไม่สำเร็จ ควรเลือกได้ว่าจะหยุดเลย หรือปล่อยไฟล์ PDF ธรรมดาออกไปพร้อมบอกบนหน้าจอว่ายังไม่ใช่ PDF/A ถ้า TOR บังคับ PDF/A ควรหยุด
• ไฟล์ที่แบ่งแล้วยังใหญ่เพราะรูปต้นฉบับ การแบ่งไฟล์แก้ได้แค่จำนวนหน้าต่อไฟล์ รูปที่สแกนมา 600 DPI ยังต้องลดความละเอียดที่ต้นทาง

เรื่องที่ควรถามหน่วยงานและทีมพัฒนา#

1. TOR กำหนดรูปแบบไฟล์อะไรบ้าง PDF/A รุ่นไหน ความละเอียดเท่าไหร่ และห้ามแปลงเนื้อหาเป็นรูปไหม
2. เพดานขนาดต่อไฟล์ที่ e-GP รับตอนนี้คือเท่าไหร่ และใครปรับค่าในระบบได้
3. ระบบแบ่งไฟล์ตามบทหรือตามจำนวนหน้า
4. ไฟล์ที่ได้ตรวจแล้วหรือยังว่าเป็น PDF/A จริง
5. ถ้าหน้าเดียวใหญ่เกินเพดาน ระบบบอกให้รู้ไหม