หน่วยงานเจออะไรอยู่
ลูกค้าของเราคือการไฟฟ้าส่วนภูมิภาค (PEA) อุปกรณ์ที่ PEA จัดซื้อ เช่น หม้อแปลง มิเตอร์ สายไฟ และลูกถ้วย มีข้อกำหนดทางเทคนิค (สเปค) ฉบับมาตรฐานที่อนุมัติไว้แล้ว สเปคหนึ่งฉบับมีรายการพัสดุหลายรายการ แต่ละรายการมีรหัสพัสดุใน SAP มีภาคผนวก และมีแบบ (drawing) ของตัวเอง
เวลาจะจัดซื้อ พนักงานต้องประกอบเอกสารประกวดราคาหนึ่งเล่ม หยิบสเปคฉบับล่าสุดของอุปกรณ์ทุกชนิดที่จะซื้อ ทำตารางรายการพัสดุพร้อมจำนวน (แบบฟอร์ม C3) แนบแบบฟอร์มให้ผู้ยื่นข้อเสนอกรอกรุ่นที่เสนอ (Proposal Data) และแบบของรายการที่เลือก แล้วรวมเป็นเล่มเดียวที่ทุกหน้ามีเลข BID เพื่อนำไปยื่นในระบบ e-GP ของภาครัฐ ซึ่งรับไฟล์ PDF ตามรูปแบบและขนาดที่กำหนด
ถ้าทำเองทีละเล่ม ต้องตามหาสเปคฉบับที่ใช้อยู่ คัดลอกรายการพัสดุ ใส่จำนวน และรวมไฟล์ใหม่ทุกครั้ง เราทำระบบให้ PEA เก็บสเปคมาตรฐานไว้ที่เดียว พนักงานเลือกรายการที่ต้องการ แล้วระบบประกอบเอกสารทั้งเล่มให้
ภาพรวมการทำงาน
ผู้ดูแลสเปคเตรียมข้อมูลกลางไว้ พนักงานที่จัดซื้อหยิบไปประกอบเป็นเอกสารของตัวเอง
ผู้ดูแลสเปคอัปโหลดสเปคฉบับที่อนุมัติแล้ว พร้อมรายการพัสดุ ภาคผนวก แบบ และรายชื่อผู้ขายที่มีสินค้าตรงสเปค พนักงานที่จะจัดซื้อเข้าระบบด้วยบัญชีพนักงานของ PEA ค้นสเปคตามหมวด เลือกรายการพัสดุเข้าเอกสารจัดซื้อของตัวเอง ใส่จำนวน แล้วกดสร้างเอกสาร
ระบบคัดลอกรายการที่เลือกไปไว้ในเอกสารเล่มนั้น ถ้าผู้ดูแลแก้สเปคทีหลัง เอกสารที่ออกไปแล้วก็ยังเป็นแบบเดิม
สิ่งที่สร้าง
ค้นสเปคตามหมวด
หน้าแรกแบ่งสเปคตามหมวดอุปกรณ์ เข้าไปในแต่ละหมวดจะเห็นสเปคทุกฉบับที่ใช้อยู่ เรียงจากฉบับที่อนุมัติล่าสุด ค้นจากเลขสเปคหรือชื่อได้จากแถบด้านบน และกดดาวสเปคที่ใช้บ่อยเก็บไว้ได้
สเปคในหมวดหนึ่ง: เลขสเปค จำนวนรายการพัสดุ วันที่อนุมัติ และหน่วยงานที่รับผิดชอบ ส่วนเมนูซ้ายมีเอกสารฉบับร่างกับสเปคที่ถูกใจ (ข้อมูลตัวอย่าง)
เลือกรายการพัสดุเข้าเอกสาร
หน้าสเปคแสดงรายการพัสดุเป็นลำดับชั้น รายการหลักกับรายการย่อย พร้อมรหัสพัสดุ หน่วย และรายละเอียด อีกแท็บเป็นรายชื่อผู้ขายที่มีสินค้าตรงสเปคนี้ พนักงานติ๊กรายการที่ต้องการ แล้วเลือกว่าจะเพิ่มเข้าเอกสารเล่มไหน หรือเปิดเล่มใหม่
ติ๊กรายการพัสดุที่ต้องการ ทั้งรายการหลักและรายการย่อย แล้วเลือกเอกสารที่จะเพิ่มเข้าจากแถบด้านล่าง (ข้อมูลตัวอย่าง)
ถ้ามีรายการพัสดุอยู่แล้ว เช่นคัดมาจาก SAP ก็วางรหัสพัสดุทั้งชุดหรืออัปโหลดไฟล์ Excel ได้เลย ระบบหาให้ว่าแต่ละรหัสอยู่ในสเปคฉบับไหน แล้วเพิ่มเข้าเอกสารพร้อมจำนวน
ประกอบเอกสารจัดซื้อ
เอกสารหนึ่งเล่มมีชื่อ เลข BID และวันที่ ข้างในเรียงสเปคตามลำดับที่จะให้อยู่ในเล่ม ลากสลับลำดับสเปคได้ แก้เลขลำดับและจำนวนของแต่ละรายการได้ และใส่หมายเหตุของแต่ละสเปค จะพิมพ์เองหรือเลือกจากข้อความที่ใช้บ่อยก็ได้
เอกสารฉบับร่าง: ชื่อโครงการ เลข BID วันที่ และรายการพัสดุที่แก้ลำดับกับจำนวนได้ในตาราง ปุ่ม Import ใช้วางรหัสพัสดุหรืออัปโหลด Excel (ข้อมูลตัวอย่าง)
ระหว่างทำ เอกสารเป็นฉบับร่าง สร้างไฟล์ดูได้หลายรอบ พอส่งเป็นฉบับสมบูรณ์ หน้าแก้ไขจะล็อกไว้ ถ้าต้องแก้ก็เปิดกลับเป็นร่างได้ และถ้าจะซื้อของชุดคล้ายเดิม ก็คัดลอกทั้งเล่มเป็นร่างใหม่ได้เลย
ออกไฟล์ที่ยื่น e-GP ได้
ไฟล์เอกสารสร้างเป็นงานเบื้องหลัง เพราะเล่มหนึ่งรวมได้หลายสเปค หน้าจอแสดงความคืบหน้าแต่ละขั้น และกดยกเลิกกลางทางได้
เอกสารของแต่ละสเปครวมเป็นเล่มเดียว ประทับเลข BID ทุกหน้า แล้วแปลงเป็น PDF/A ที่แบ่งไฟล์ไว้สำหรับ e-GP
- ตารางมาจากข้อมูลจริงในเล่ม: ตาราง C3 และแบบฟอร์ม Proposal ของแต่ละสเปคสร้างจากรายการและจำนวนที่เลือกไว้ แบบ (drawing) ก็แนบเฉพาะของรายการที่อยู่ในเล่ม
- เลข BID ทุกหน้า: ประทับที่มุมบนของทุกหน้า หน้าที่วางแนวนอนก็ประทับถูกมุม ส่วนฉบับร่างมีคำว่า "ร่างเอกสาร" กำกับไว้ คนเปิดอ่านจะไม่สับสนกับฉบับจริง
- ตัวหนังสือคมเหมือนต้นฉบับ: ระบบรวมไฟล์โดยไม่แปลงหน้าเป็นภาพ ตัวหนังสือในสเปคจึงยังเป็นตัวหนังสือ ซูมแล้วไม่แตก
- เป็น PDF/A และแบ่งไฟล์ให้แล้ว: PDF/A เป็น PDF แบบที่ฝังฟอนต์และทุกอย่างไว้ในไฟล์ เปิดที่ไหนก็หน้าตาเหมือนเดิม ถ้าทั้งเล่มใหญ่เกินที่ e-GP รับ ระบบแบ่งเป็นหลายไฟล์ โดยพยายามให้สเปคแต่ละฉบับอยู่ในไฟล์เดียวกัน
เอกสารที่สร้างเสร็จ: ไฟล์เต็มเป็น PDF/A-2b มีเลข BID ที่มุมบน และด้านล่างเป็นไฟล์ที่แบ่งไว้นำเข้า e-GP ทีละส่วน ในภาพตั้งขนาดไว้ 1 MB ต่อไฟล์ให้เห็นการแบ่ง (ข้อมูลตัวอย่าง)
หลังบ้านของผู้ดูแลสเปค
ผู้ดูแลสเปคทำงานในหลังบ้าน เพิ่มและแก้สเปค รายการพัสดุ ผู้ขาย หน่วยงานที่รับผิดชอบสเปค และไฟล์ประกอบ ทุกการแก้ไขของสเปคฉบับหนึ่ง ทั้งตัวสเปค รายการพัสดุ ผู้ขาย และไฟล์ รวมอยู่ในประวัติเดียว ดูย้อนได้ว่าใครแก้อะไร จากค่าไหนเป็นค่าไหน
ประวัติการแก้ไขของสเปคหนึ่งฉบับ รวมการแก้ตัวสเปค รายการพัสดุ และผู้ขายไว้ด้วยกัน พร้อมค่าก่อนและหลังแก้ (ข้อมูลตัวอย่าง)
หน้า dashboard แสดงการเข้าใช้ การสร้างเอกสาร และการดาวน์โหลดสเปค แยกตามช่วงเวลาและตามหน่วยงาน ส่วนหน้าตั้งค่ากำหนดขนาดไฟล์ที่จะแบ่งให้ e-GP และระยะเวลาเก็บไฟล์ฉบับร่าง ระบบลบไฟล์ที่หมดอายุเอง และเตือนก่อนพื้นที่เก็บไฟล์จะเต็ม
เชื่อมกับระบบภายนอก
| ระบบ | ทิศทาง | วิธีเชื่อม |
|---|---|---|
| บัญชีพนักงาน PEA | เข้ามา | เข้าระบบผ่าน SSO ขององค์กร (Keycloak) ระบบรับชื่อและหน่วยงานของพนักงานมาด้วย |
| SAP ของ PEA | เข้ามา | รายการพัสดุอ้างรหัสพัสดุเดียวกับ SAP พนักงานวางรหัสหรืออัปโหลด Excel เพื่อเพิ่มรายการ |
| e-GP | ออกไป | ระบบออกไฟล์ PDF/A ที่แบ่งขนาดไว้แล้ว พนักงานดาวน์โหลดไปยื่นเอง |
ระบบไม่ได้ต่อ API กับ SAP หรือ e-GP โดยตรง ใช้รหัสพัสดุร่วมกันและออกไฟล์ตามรูปแบบที่ e-GP รับ งานจึงไม่ต้องรอให้อีกฝั่งเปิดช่องทางเชื่อมต่อ
ใช้กับระบบของคุณได้ยังไง
องค์กรที่จัดซื้อของซ้ำ ๆ ตามสเปคมาตรฐาน หรือต้องออกเอกสารชุดเดิมจากข้อมูลกลาง ใช้แนวทางเดียวกันได้ ลองเริ่มจากคำถามเหล่านี้
- ข้อมูลกลาง เช่นสเปคหรือรายการสินค้า ตอนนี้อยู่ที่ไหน และใครเป็นคนแก้
- ถ้าข้อมูลกลางเปลี่ยน เอกสารที่ออกไปแล้วควรเปลี่ยนตามหรือไม่
- ปลายทางที่รับเอกสาร กำหนดรูปแบบไฟล์ ขนาด หรือเลขกำกับหน้าไว้ยังไง
- รหัสสินค้าหรือรหัสพัสดุ ใช้ชุดเดียวกับระบบบัญชีหรือ ERP อยู่แล้วหรือยัง
ผลลัพธ์
- 2564 เปิดใช้ระบบค้นสเปคและประกอบเอกสารจัดซื้อ
- 2566 ทำหน้าเว็บและหลังบ้านใหม่ พร้อมสถิติการใช้งานแยกหน่วยงาน
- 2569 อัปเกรดระบบเป็น Laravel 13 เข้าระบบผ่าน SSO ของ PEA และเปลี่ยนเครื่องมือสร้างเอกสารเป็นแบบใหม่ ที่ได้ไฟล์ PDF/A แบ่งขนาดไว้สำหรับ e-GP
ปัจจุบันเรายังดูแลและพัฒนาระบบนี้ต่อ ระบบใช้งานบนเครือข่ายภายในของ PEA เท่านั้น
ระบบเขียนด้วย Laravel หน้าเว็บของพนักงานใช้ Livewire กับ Tailwind CSS หลังบ้านใช้ Filament งานสร้างเอกสารรันบน Horizon โดยใช้ Browsershot สร้างตาราง C3 และแบบฟอร์มจาก HTML ใช้ pdfcpu รวมเล่มและประทับเลข และใช้ Ghostscript แปลงเป็น PDF/A
